Dans le cadre de leurs missions de programmation et de réalisation de schémas directeurs immobiliers, les programmistes du Groupe SERL mettent en place des ateliers de concertation auprès des utilisateurs afin d’évaluer conjointement les besoins. Cette démarche de co-construction vise à les impliquer, à favoriser la discussion, à construire une vision collective et à obtenir l’adhésion des parties prenantes. Elle a été une nouvelle fois appliquée à deux projets hospitaliers lancés en mars 2025 : le regroupement des sites de l’hôpital et de 4 EHPAD d’Aix-les-Bains et le schéma directeur immobilier du Centre Hospitalier de Saint-Cyr-au-Mont-d’Or.
Le recueil des besoins programmatiques dans le cadre du regroupement des sites hospitaliers et EHPAD d’Aix-les-Bains
Cette reconstruction consiste à regrouper le site hospitalier et les 4 EHPAD sur un site unique à Grésy-sur-Aix pour un total d’environ 46 000 m². Outre l’établissement d’un schéma directeur, la mission de la SEM SERL comprend la programmation des EHPAD / USLD (260 lits), phase 1 du projet de reconstruction, et l’assistance à maîtrise d’ouvrage pour la sélection du groupement d’entreprise (marché global sectoriel) et le suivi des études jusqu’en phase PRO.
Quatre groupes de travail ont été mis en place pour recueillir les besoins programmatiques des EHPAD/USLD. Ils ont réuni chacun entre 10 et 20 participants :
- Les trois premiers groupes portaient sur l’organisation des maisonnées et des résidences de l’EHPAD, son ouverture sur la ville / les tiers-lieux et l’accueil de jour, ainsi que l’organisation de la logistique et des fonctions supports. Les types de locaux et les schémas d’organisation fonctionnels ont été construits en séance par les participants à l’aide notamment de planches pré-élaborées par les programmistes. Des cartes « personna » ont permis aux participants de se mettre dans la peau d’utilisateurs et d’usagers type (résidents, familles), en fonction de situations données.
- Le 4ème groupe était axé sur les ambiances des espaces, les aménagements et le mobilier. Les utilisateurs ont pu exprimer leur avis sur les planches d’inspiration composées d’images réparties en différentes thématiques (chambres, circulations, locaux communs et espaces extérieurs). Les planches ont été laissées au Maître d’ouvrage pour que celui-ci puisse les afficher dans les EHPAD et permettre à l’ensemble des résidents de participer.
Retranscription d’un atelier sur les ambiances
Schéma de logistique réalisé en groupe de travail
L’établissement des besoins pour réaliser le schéma directeur immobilier du Centre Hospitalier Saint-Cyr-au-Mont-d’Or
Le Centre Hospitalier Saint-Cyr-au-Mont-d’Or, établissement spécialisé en psychiatrie enfants, adolescents et adultes gère de l’hospitalisation complète (146 lits), un Etablissement d’Accueil Médicalisé (50 lits), ainsi qu’une trentaine de centres ambulatoires, répartis sur une vingtaine de sites.
Dans le cadre de la réalisation du Schéma Directeur Immobilier de l’établissement, l’équipe programmation a animé 5 groupes de travail, afin d’évaluer les besoins :
- Groupe de travail 1 – Le parcours de soins patients : ce groupe de travail, animé via des « personna », cherchait à définir le parcours de soins de patients types, en vue de réfléchir à la réorganisation des activités sur le site principal
- Groupe de travail 2 – L’hospitalisation complète : les discussions étaient centrées sur l’organisation des unités d’hospitalisation complète, du contenu en termes de locaux et les locaux mutualisables entre plusieurs unités
- Groupe de travail 3 – Les soins spécifiques et rétablissement : cet atelier a permis de définir les usages et les activités à prévoir dans cette mission immobilière inscrite au projet médico-soignant
- Groupe de travail 4 – Les conditions de travail du personnel : il a été organisé sur la base d’un questionnaire complété en direct via l’outil Klaxoon, avec discussion sur les réponses apportées par les participants
- Groupe de travail 5 – La prise en charge ambulatoire enfants-adolescents et adultes. Cet atelier a été l’occasion de travailler l’organisation idéale des centres ambulatoires et les locaux à prévoir en vue d’établir un outil de dimensionnement théorique de ces centres.
Une démarche pensée par l’équipe programmation du Groupe SERL
Cette approche est le fruit d’une longue expérience, conçue et mise en œuvre par l’équipe programmation du Groupe SERL, sur des sujets de tailles et de natures très variées. L’organisation de ces groupes de travail implique :
- Une préparation importante en amont, avec la création d’outils sur-mesure, adaptés à la problématique du Maître d’ouvrage, au contexte du projet, aux objectifs fixés. 2 à 3 personnes sont nécessaires à les animer, en fonction du type d’atelier et du nombre de participants
- Les retours d’expériences, en l’espèce très positifs auprès des utilisateurs qui se sentent écoutés et qui apprécient le format dynamique et ludique des ateliers. Côté programmation, ces formats permettent de confronter les points de vue et de converger vers des besoins construits collectivement, davantage que ne l’offrent les entretiens menés de manière plus classique sous forme de questions-réponses.
- L’intégration effective de ces éléments dans les programmes, de manière à les rendre lisibles aux futurs concepteurs. Certains constituent des axes philosophiques du projet, pouvant susciter un parti pris architectural à développer. D’autres, à vocation de descriptif fonctionnel, emportant des incidences sur l’organisation du travail, vont permettre aux concepteurs d’appréhender des enjeux de vécus. Enfin, ceux de nature technique, alimentent la liste des prestations à développer dans le cadre du projet.
- Du temps, un cadrage fort, avant et pendant la séance, afin de respecter les temps impartis et permettre à chacun de s’écouter. Il convient également de veiller à ce que le Maître d’ouvrage mobilise les interlocuteurs pertinents et représentatifs des métiers de l’établissement. Une trop faible représentativité et/ou des métiers non en adéquation avec le thème du groupe de travail risque de conduire à des besoins biaisés.
- Être innovant via la mise en place d’outils personnalisés de concertation et de co-construction
- Être à l’écoute et anticiper les besoins des maîtrises d’ouvrage pour assurer la réussite essentielle de cette étape amont des projets
